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Comment organiser un séminaire d’entreprise ?

Vous envisagez un séminaire d’entreprise. Une excellente idée qui ne s’improvise pas. Tout au contraire, elle mérite réflexion et organisation. Tout l’intérêt du séminaire réside dans sa capacité à fédérer autour d’une ambition précise. Un résultat qui demande méthode et ingrédients propices à l’assimilation du message, aux échanges et au développement d’un esprit d’équipe à l’épreuve de tout. En somme organiser un événement réussi sur le fond comme la forme ! Deux mots qui résument les axes d’organisation d’un séminaire réussi. Quelques explications pour marquer les esprits et créer une cohésion inédite au sein de votre entreprise.

Définir les objectifs du séminaire entreprise

Tout d’abord, il appartient au chef d’entreprise de réunir son comité de direction et son comité d’entreprise afin de définir avec eux le ou les objectifs précis du séminaire.

Il peut permettre de présenter une nouvelle stratégie, un bilan, de faire le point sur l’état d’avancement des actions en cours, de renforcer les liens, de développer la culture d’entreprise, de mobiliser et dynamiser les équipes autour de ses valeurs voire de lutter contre la démotivation ou de mettre en avant la fidélisation. La force du séminaire tient dans sa capacité à répondre efficacement à plusieurs de ces objectifs.

réunion d'entreprise

La réunion d’organisation doit aboutir à l’identification précise des points à aborder durant le séminaire et à la hiérarchisation de ses objectifs. De ce fond dépendra la forme qui permettra d’aboutir aux effets recherchés. Dans tous les cas, le séminaire constitue un outil  » incentive  » de premier ordre. Il peut aussi être l’occasion de récompenser les meilleurs résultats de l’année pour générer une saine émulation.

Déterminer le public visé

À l’exception des petites entreprises, il est peu probable que le séminaire puisse s’adresser à l’ensemble des collaborateurs. Il s’agit par conséquent de déterminer en fonction des objectifs recherchés qui est concerné par cet évènement. La planification du séminaire impose bien évidemment la rédaction d’une liste précise et exhaustive des invités pour en estimer le nombre total. Une sélection durant laquelle il ne faut pas hésiter à prendre du recul avec l’organigramme de l’entreprise, qui ne dicte pas à lui seul le choix des participants !

Choisir une thématique et un format

Les objectifs visés et le nombre de participants doivent aussi présider aux choix d’une thématique générale et du format du séminaire. La taille de l’entreprise et les moyens qu’elle peut y consacrer conditionnent ce format. Le séminaire d’entreprise s’organise sous la forme d’une journée d’étude, une soirée suivie d’un cocktail dînatoire ou même sur plusieurs jours. Dans ce dernier cas, il prend l’appellation de séminaire résidentiel. Il réclame des moyens importants et une bonne organisation en amont !

Calculer le budget du séminaire professionnel

Comme toujours l’argent est le nerf de la guerre ! Le nombre de participants et les objectifs visés déterminent les activités à prévoir, qui ont un coût non négligeable dans la dépense globale consacrée au séminaire d’entreprise.

Il est important d’appréhender cette dépense comme un investissement sur l’avenir de l’entreprise. L’esprit d’équipe et la motivation des collaborateurs n’ont pas de prix ! Un séminaire parfaitement réussi peut initier une dynamique propre à renverser des montagnes. En ne lésinant pas sur les moyens, l’entreprise à toutes les chances de remotiver ses salariés autour de son ambition. Un gage d’avenir essentiel dans un monde économique devenu hyperconcurrentiel.

Définir une date

Dans l’idéal pas un cadre ou un collaborateur de la liste ne doit manquer le jour J. Pour limiter les absents, il convient de définir une date compatible avec la vie de l’entreprise qui n’interfère pas dans celle de ses salariés.

agenda

Il va de soi qu’un séminaire professionnel ne se programme pas durant les ponts ou les vacances scolaires ! Dans un tel cas, les défections risquent d’être nombreuses et l’adhésion des participants quelque peu émoussée. Évitez aussi les périodes d’évènements nationaux ou internationaux : difficile de capter l’attention et de motiver l’assemblée durant le tour de France, la coupe du monde de football ou les jeux olympiques !

En vous y prenant suffisamment tôt, la direction peut proposer à ses collaborateurs plusieurs dates pour choisir celle qui rencontre le plus d’adhésion. Une forme de management participatif en somme !

Trouver le lieu de séminaire

Le choix du lieu est déterminé tout autant par sa capacité d’accueil, ses prestations et son accessibilité que par son pouvoir de séduction. Il s’agit en effet de cibler un environnement en dehors du cadre professionnel en adéquation avec la thématique choisie et propice autant au travail qu’à la détente. À la campagne, en montagne, à la mer ou en hébergement atypique les idées ne manquent pas ! Dans tous les cas, une reconnaissance préalable évitera les mauvaises surprises.

Réfléchir aux activités du team building

La création ou le renforcement de l’esprit d’équipe n’est pas la moindre des ambitions d’un bon séminaire d’entreprise.

Un objectif, le team building, qui passe par l’organisation d’activités ludiques, sportives, culturelles, créatives ou même festives ! Dans tous les cas, il conviendra de rester dans un choix d’activités compatibles avec les capacités de tous les collaborateurs : un séminaire ne doit pas s’apparenter à un stage commando !

char a voile

Une chasse au trésor, une course de kartings, une course d’orientation, un parcours en segway, une initiation au char à voile ou un stage d’œnologie sont par exemple à la portée de tous et offrent une expérience très sympathique.

L’hébergement s’il y a lieu et la restauration sont deux autres points clés : qu’il s’agisse de préparer des sandwichs ou un repas gastronomique, le traiteur ou le restaurant devra être choisi avec soin et comme tous les prestataires impliqués suffisamment à l’avance pour obtenir une prestation de qualité.

Penser au moyen de transport

Rallier le lieu de séminaire implique l’organisation d’un transport adapté au nombre de participants. Réservation d’un bus, d’un minibus ou d’allers-retours en train, tout doit être minutieusement programmé. Le diable se cache dans les détails surtout en matière de transport !

Plus la distance à couvrir est importante, plus il est conseillé de prévoir un plan B : nul n’est à l’abri d’imprévus comme une grève SNCF de dernière minute par exemple. Sur place il vous faudra aussi prévoir un moyen pour les déplacements vers les activités prévues. Une prestation à discuter avec l’organisme de séminaire choisi.

Créer un rétroplanning pour les organisateurs

À l’issue de la réunion initiale, il est important de créer un retroplanning des actions à mener. Une check list exhaustive agrémentée d’échéances permettant aux organisateurs de limiter les risques d’oublis et d’enchaîner les actions de manière logique. En permettant d’identifier les besoins et de les planifier phase par phase, il offre l’outil le plus sûr pour une organisation de A à Z sans faille.

Créer un planning pour les participants

Pensez à fournir aux participants un planning précis du séminaire. Technique, il reprendra les heures de conférence, d’ateliers, de pause, de repas et d’activités. Séduisant, il mettra l’accent sur les prestations attendues et les expériences proposées. Un programme qui doit donner envie tout simplement !

Lancer les invitations et recueillir les réponses

Lancées au minimum un mois à l’avance, les invitations doivent être accompagnées des grandes lignes du programme de séminaire.

rejoignez-nous

Les réponses doivent être collationnées dans un laps de temps restreint pour permettre les réservations auprès des différents prestataires. Une invitation par e-mail avec accusé-réception bien sûr !

ils en parlent

Une belle équipe, un excellent rapport qualité - prix, et une bonne cuisine ! Trois atouts majeurs pour un centre de séminaire.

Gilles Valter

Responsable formation Renault

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Une belle réussite!

Michèle Mikleusevic

Services Techniques Schlumberger

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Un bon cocktail pour un séminaire réussi!

Christelle LOSSOIS

Direction de la communication Secours Catholique

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Une équipe professionnelle, disponible et à l'écoute

Françoise Suel

Responsable RH Communication La Poste

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Un endroit magnifique et un accueil de très bonne qualité

Anne-Sophie Poirault

Assistante Formation Bouygues Energies & Services

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Un séjour reposant et vivifiant

Martin Menu

Responsable de la communication Ile-de-France Apprentis d'Auteuil

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Quand on y a pris gout, difficile de trouver mieux en région parisienne !

Stephane Guyon

DRH Logistique Pièces et Accessoires Renault

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La qualité de service et la gentillesse de l’ensemble de l’équipe donne à Port-Royal un supplément d’âme précieux

Jean-Christophe Decla

Directeur Kenaa

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Il existe peu d’endroits à proximité de Paris où l’on trouve une telle harmonie entre confort, dépaysement et qualité des infrastructures de travail.

Rodéric Maubras

Directeur Pédagogique H2H

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L'accueil y est souriant, chaleureux, une équipe au service du bien-être de chacun, la restauration excellente.

Catherine Lacaze

Formatrice de managers de proximité Assert-in

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SÉMINAIRE RÉSIDENTIEL

JOURNÉE D'ÉTUDE

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